MINUTES OF 2001 HPAC AGM

OTTAWA, JAN 20-21/2001

Opening remarks
Kevin, Andre

• Membership is down; PG outnumbers HG, HG in gradual decline Badge activity is minimal
• Mia Schoker applied for 4 records
• Transport Canada (TC) amendments: change in map symbol of flying sites to be more recognizable in 2001 (courtesy Michael Robertson).
• Soon HG/PG to be viewed as separate from ultra lights by TC.
• Andre Nadeau: discussed changing specific airspace usage requirements. He also offered to amend the HAGAR Exam and study guided to reflect changes to CAR's
• Discussions regarding insurance coverage vies a VI powered harness.
  Note: our current insurance does not cover motorized flying. We would need to investigate possibility of obtaining extended coverage.

Treasurer's report (please see Air) comments regarding low earnings on savings.
JC where are you when we need you?

Main Focus

• Kevin indicates that Andre has spent over 200 hours thoroughly reviewing the Assoc.
• Provincial Assoc. are dying, other than Quebec they give little value to the average pilot
• Atlantic has no clubs, only assoc.
• Ontario has localized clubs
• Alberta questions the need to retain the Prov. Assoc.

Andre: extensive review (available on Web site) identifies our weakness and faults in our organization. They run from ill-defined goals, random paperwork, undefined organization, poor/no budgeting, unfulfilled government's requirements etc. General agreement that there was need for a change to a
Responsive, Simple, Flexible, Effective, Efficient, Achievable, reorganization and a speedy transition.
Consensus that more documentation should be translated to French.
A strong "Executive director would burden the bulk of the "work", do the job, make things happen.
We discussed what we should be working towards:

• a smaller BOD (less cumbersome)
• all BoD members should be funded to attend the AGM
• Books required to be audited.
• must be accountable to the members
• BoD make policy, approve budget, appoint Executive, appoint auditor

After a very long discussion lasting both days we came up with the following new structure to work towards:

• our association will become an association of member pilots and no longer one of provincial associations
• we will reduce the voting BoD from 2 down to 1 BoD member per region
• for now the regions will be the provincial associations as exist today
• provincial associations may now redefine themselves.
• the executive of the BoD will be appointed by the BoD from within the board for a minimum two year term
• the executive will consist of a President, Vice-President and a Secretary/Treasurer
• the new position of Executive Director will be created
• executive director will be empowered by the BoD to act upon the policy and direction set by the board and to direct the day to day activities of the association
• the ED will be responsible for administration and may or may not contract the work out
• the BoD will appoint the Executive Director (ED)
• the ED will report to the Executive for direction as needed so as to minimize the delays caused by communicating with the larger group of BoD members. That will be the responsibility of the Exec.
• the BoD will set a budget for the ED to work within to deliver the work defined for him/her by the BoD
• the BoD may or may select the committees needed to deal with projects or assign the task to the ED.
• the ED will be responsible for the committees once created
• a safety committee needs to exist as a standing committee.
• Most of the rest will be only needed for the duration of the project assigned
• status reports will need to go to the BoD as well as the ED however no fast response to issues from the BoD would be expected in areas where the ED is empowered to deal with those items. The details of these roles must be further refined by the transition team.

The definition of new organization will be documented by Andre and Kevin and delivered to the Exec for finalization prior to presenting to the BoD for ratification. Once approved a transition team will be created to implement the new organization.
It should be noted that there was one particular area of concern was Andre's view that we need to be more business like and that the member's are like clients.
Quebec (Sylvie) was particularly concerned that this attitude was contradictory to the spirit of an "Assoc." and would turn members away from "volunteering". We will all need to be sensitive to this.

VOTED ITEMS:
Level V application (posthumously) for Philippe Thibodeau Presented by Norman Michaud - Unanimous approval

Niveau Maître pour Philippe Thibodeau à titre posthume 1965-2000 Philippe a dédié sa vie au vol libre. Depuis l'adolescence, il développait ses talents de pilote. Très tôt, il a décidé de partager sa passion du vol. Il a fondé une école, a développé de nouvelles techniques d'enseignement, et surtout, a persévéré malgré de nombreux obstacles. Il a réussi au Québec là où la plupart ont échoué. C'est son amour inconditionnel du vol libre et sa vocation de le faire partager à d'autres qui lui ont permis de continuer pendant 18 années. Philippe a grandement contribué à l'essor du vol libre au Québec. Il a formé la majorité des pilotes du Québec. En tandem, il a initié des milliers de personnes au sport. Il a toujours été un fervent promoteur de la sécurité auprès de ses élèves, et a formé des pilotes compétents et responsables. Il a représenté la communauté du vol libre dans de nombreux événements. Il a fait connaître notre sport autant au Québec qu'à l'étranger grââce à sa participation aux pageant aérien de Saint-Hubert, aux salons de toutes sortes, à la mise au point de simulateurs de vols au Stade Olympique, et à de nombreux reportages télévisés. Philippe était un individu discipliné, il pratiquait le karaté. Chaque matin, il s'astreignait à un entraînement rigoureux. Il préconisait qu'il fallait êêtre en bonne forme physique pour bien maîtriser son deltaplane, son parapente ou son ULM. La sécurité de ses passagers en dépendait. Un bon exemple à suivre pour tous les pilotes. Voici ci-dessous quelques réalisations de Philippe au meilleur de notre mémoire car il n'est plus là pour nous aider. à 34 ans, il ne pensait pas à écrire son histoire et ses réalisations.

Qualifications

• a) Licence de pilote d'avion privé (jour et nuit)
• b) Pilote professionnel et instructeur d'ultra-léger
• c) Pilote avancé, instructeur senior et biplaceur senior de deltaplane
• d) Pilote avancé, instructeur senior et biplaceur senior de parapente

Diverses réalisations

• a) Fondateur et directeur de la plus grande et plus ancienne école au Québec encore en opération. Formation d'instructeurs, cours théoriques avancés, formation et accréditation des élèves, atelier de réparation, gestion de sites d'envol.
• b) Formation de centaines de pilotes de deltaplane et de parapente actuellement membres de Clubs de vol libre au Québec, en Ontario, au Mexique et en Europe.
• c) Plusieurs tournages télévisés, entrevues, articles, tels que: Oxygène (Radio-Québec), Cap aventure, Sur la piste (Radio-Canada), La vie à Montréal (Télé métropole), articles dans la presse, Journal de Montréal etc.
• d) 1999: Développement de techniques pour le vol biplace remorqué par bateau.
• e) 1995: Enseignement des techniques du treuil fixe à friction (nouveau design) à St-Martin, dans les Antilles franççaises, à une entreprise enseignant et faisant du biplace touristique. Formation d'opérateurs et de pilotes.
• f) 1995: Invitation par le Sultan d'Oman à effectuer des spectacles et des vols de démonstration, entrevue télévisée et conférence de presse dans le but d'ouvrir éventuellement une école pour former des pilotes omanais et arabes.
• g) 1994-1995: Super Salon Sports et plein air au Stade Olympique de Montréal. Installation et opération d'un simulateur de vol de deltaplane sur cââble. Survolant l'aire d'exposition, plus de 1600 personnes ont pu faire un vol d'essai simulé. Très grande visibilité médiatique pour le sport. Plusieurs entrevues avec des personnalités de la télévision.
• h) 1994: Parution d'un article élogieux sur Philippe, l'école et le système de treuil dans la revue américaine Hang Gliding publié par l'USHGA.
• i) 1993-1995: Guide de vol au Mexique pour pilotes expérimentés
• j) 1993: Développement d'une motorisation auxiliaire pour le deltaplane et début de l'utilisation de l'ultra léger pour l'enseignement du vol libre.
• k) 1991 ? 1993: Biplaces deltaplane au Mont St-Pierre lors du ««Festival du vol libre »».
• l) 1993: Enseignement spécialisé en Europe, région d'Albertville.
• m) 1993: Enseignement des techniques du treuil hydrostatique et du programme d'enseignement au treuil de Philippe à l'école «« High Perspective »» de Michael Robertson àToronto.
• n) 1992: Mise au point d'un simulateur de vol sur plate-forme roulante comme outil d'apprentissage.
• o) 1991 ? 92: Design d'un treuil hydrostatique fixe et développement des méthodes d'enseignement au treuil fixe.
• p) 1990-92: Démonstrations de deltaplane aux pageants aérien de St-Hubert devant plus de 150 000 spectateurs.
• q) 1989: Implantation du premier système de treuil Atol au Québec
• r) 1989: Développement des méthodes biplace au treuil.
• s) 1988: Rédaction du manuel du pilote de vol libre pour l'AVLQ . Un manuel complet pour la formation des pilotes.
  t) 1988: Comité d'enseignement de l'AVLQ

Peu de personnes ont eu un impact aussi grand sur le vol libre au Québec. Philippe a grandement contribué au développement de notre sport. Il a dédié tout son temps, son énergie et ses compétences à faire avancer et respecter notre sport. Il a toujours communiqué sa passion avec grand enthousiasme et, et n'a jamais dévié du principe qu'il devait former des pilotes responsables, compétents et sécuritaires qui seraient eux aussi des ambassadeurs du Plusieurs de ses élèves ont malheureusement quitté le sport , mais ils gardent d'excellents souvenirs de leur expérience avec Philippe. Ils communiquent aujourd'hui des images positives de notre discipline, et contribuent à la faire connaître de la bonne faççon au grand public afin d'effacer les images négatives du passé. Philippe a aimé le vol libre plus que tout. Il lui a donné sa vie. Rendons-lui un dernier hommage en le remerciant pour sa contribution à notre discipline favorite. En espérant que d'autres suivront son exemple et que notre sport continuera de s'envoler toujours plus haut vers de beaux horizons.

NB: Enough of this was explained in English for those non-French speaking persons among us to understand!
Unanimous approval

Air Magazine

High quality of latest issue was noted.
Request that Editor compensation was to rise to $500
per issue plus 25% of advertising
Unanimous approval
Additional $1,000 was requested in Air budget for next
two issues to see what impact it will have.

Unanimous approval

On line magazine was discussed but we had no firm commitment at this time as there was a feeling we did not have enough articles to support two magazines.

Translation matters

Phil Siscoe to investigate what Federal grants may be available to help with the costs of translating our documents and articles for AIR. Gerry Lacroix to work with Tony to translate an article for Survol.

National Competitions for 2001
PG: Randy Parkin to run Aug 3-6 Mt 7 HG: no official proposals, indicated that bids will be solicited by provincial BoD members, to be submitted to (comp Director/President)
Web site
It is disjointed, multiple, confusing. We decided to initiate a new site from scratch. Charles Warren has offered to take it over. Judith Newman volunteered to work with Charles on design. Implementation to coincide with New Organization. All documentation, PRD's etc to be posted in both languages. Transition team to co-ordinate /decide.
School Insurance
Insurance is for instructor's not schools. School insurance is redundant. Only instructor's needed to be insured. It was decided to stop charging school specific fees. Kevin to ask Greg to word Notification
Instructors’ Fees
New BOD to determine instructors’ charges.
Committee reports - Accepted as tabled.
Cost of site insurance certificates This was on the agenda but not addressed at the AGM. Details are on the Business site. If we are going to tackle this one for the coming season, then we do so ASAP because people will probably start sending their fees for the certificates in Feb-Mar.

New Executive Nominated & Accepted:

Peter Bowle-Evans - Golden, B.C. - President
Phil Siscoe - Calgary, AB - Vice-President
Martin Polach - Cochrane AB - Sec.Treasurer

Peter Bowle-Evans President HPAC/ACVL
07 Feb 2001