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Domagoj Juretic - Mon, Feb 04 2008 11:19 am

Here is the revised self standing version.

Hang Gliding and Paragliding Association of Canada

Business Manager Position

This is a part-time contract position responsible to the Board of Directors of the HPAC/AVCL and reporting to its Director. The basic contract description is specified in SOP 250-1, located on the HPAC web site.

The position is salaried at a rate of $18,000 per annum. The Business Manager will be compensated for typical home office and business communications expenses according to typical business accounting practices.

Qualifications

The successful candidate will demonstrate by means of cover letter, resume, references, and possibly interview, the management skills and personal attributes required to effectively execute the tasks for which the position is responsible. Formal management training is desirable but not required.

The required skills and attributes will include:


· Excellent oral and written communication skills
· Solid managerial/organizational and office management skills
· Highly effective customer service skills;
· Computer skills; typical office and database management software
· Sound working knowledge of accounting principles
· The ability to render effective services in French and English
· Tact and diplomacy in dealing with sensitive situations
· Internet skills, including e-mail and simple website maintenance
· The ability to exercise sound business judgment.

As the public face of the HPAC/AVCL, public relations and marketing are in integral part of the job. Professional experience in these areas is not a position requirement, but would be advantageous.

Job Responsibilities

In approximate order of priority:

1) Provide the facilities and supervision required to securely house and maintain Association office equipment and records.

2) Maintain a stable business front for the Association, to include appropriate and reliable telephone, fax, e-mail and postal communications.

3) Process Association memberships in a timely manner and maintain database records pertaining to memberships, ratings and insurance.

4) With assistance from the web support team, help maintain HPAC/AVCL web page content and act as point of contact for web based enquiries.

5) Manage day-to-day accounting requirements, including payment of employees, routine reports and maintenance of audit trails.

6) Provide non-editorial support for various HPAC/AVCL publications - such as AIR Magazine. E.g. subscriptions, submissions, mailing lists, archives, etc.

7) Time permitting; undertake other responsibilities as assigned by the President in support of Officers and/or Chairpersons.

Other responsibilities that may be assigned by the President include:

a) Assisting with preparations for the ADM or AGM.

b) The management of member services (e.g. Webstore, pilot supplies).

c) Annual budget and financial planning recommendations.

d) Various aspects of market research and advertising.

e) Monitor instructor activity and currency requirements.

f) Managerial overview of positions such as AIR editor, web consultants, translators, etc.

g) Other responsibilities as required and assigned by the President.

Reporting

A regular report will be made to the President regarding each responsibility listed in the Terms of Reference (initially to be this position description). The detailed content and frequency of these reports will be negotiable with the President. Reports will be expected to focus upon issues requiring attention by the BoD and may include recommendations for the refinement of these Terms of Reference.

Applications, which must include an appropriate cover letter, resume, and a least three references must be submitted to the HPAC Business Manager by end of day Friday, February 22, 2008. Applicants will be notified within two weeks regarding he status of their application. Applicants are not required to be pilots or HPAC/AVCL members.

Association Canadienne de Vol Libre

Poste de directeur adiministratif

Il s'agit d'un contrat de poste à temps partiel répondant au Conseil Administratif de l'ACVL/HPAC. La description du contrat de base est spécifiée par la DRP no. 250-1 affichée sur le site internet de l'ACVL.

Le poste est salarié au taux de $18 000 par an. Le directeur administratif sera compensé pour les dépenses typiques de bureau à domicile et de communications d'affaires selon les pratiques d'affaires habituelles.

Le candidat éligible montrera par lettre d'accompagnement, curriculum vitae, références et possiblement entrevue, les habiletés de gérance et les attributs requis pour accomplir efficacement les tâches que le poste demande. Une formation de gérance officielle est désirable mais non requise.

Les qualifications et attributs requis incluront:


· Habiletés de communications orales et écrites excellentes
· Capacités de gérance/organisationnelle et gérance de bureau solides
· Habiletés de service au consommateur hautement efficace
· Habile avec ordinateurs; logiciels de bureaux et de gérance de base de donnée typique
· Connaissance pratique solide des principes de comptabilité
· Capacité de fournir efficacement des services en français et en anglais
· Tact et diplomatie en traitant de situations délicates
· Habiletés en ligne, incluant courriels et entretient simple de site internet
· La capacité d'exercer un jugement d'affaire solide.

En tant que représentant ACVL/HPAC auprès du public, les relations publiques et le marketing font partie intégrale du travail. Une expérience professionnelle dans ces domaines n'est pas requise, mais serait avantageuse.

Responsabilités de l'emploi

Par ordre de priorité approximative:

1) Fournir les installations et la supervision requise pour garder et entretenir l'équipement de bureau et les archives de l'association

2) Maintenir un côté affaire stable pour l'association, incluant les communications appropriées et fiables par téléphone, fac-similé, courriel et la poste.

3) Traiter les cartes et cotisations des membres rapidement et garder les bases de données à jour en ce qui a trait aux cotisations, niveaux et assurance.

4) Avec l'assistance de l'équipe internet, aider à l'entretient du contenu du site internet de l'ACVL/HPAC et agir comme contact aux requêtes en provenance de l'internet.

5) Gérer les obligations comptables journalières, incluant paiements aux employés, rapports routiniers et entretient de piste de vérification comptable.

6) Fournir un support non-rédactionnel à plusieurs publications - tel que le magasine Air. I.e. souscriptions, soumissions, listes d'adresses, archives, etc.

7) Si le temps le permet; prendre d'autres responsabilités telles qu'assignées par le président pour supporter les officiers et/ou présidents.

Les autres responsabilités pouvant être assignées par le président incluent:

a) Assister aux préparations pour l'AAD ou l'AGA.

b) La gérance des services aux membres (i.e. magasin en ligne, provisions).

c) Budget annuel et recommandations de planifications financières.

d) Aspects divers d'études de marchés et publicité.

e) Surveille les activités des instructeurs et les exigences pour rester courant.

f) Vue d'ensemble pour gérer les postes comme rédacteur du Air, conseiller internet, traducteurs, etc.

g) Autres responsabilités telles que requises et assignées par le président.

Rapports

Un rapport régulier sera fait au président en relativement à chaque responsabilité en liste dans le mandat (initialement, cette description du poste). Le contenu détaillé et la fréquence de ces rapports sera négociable avec le président. Les rapports se font dans l'attente de se concentrer sur les questions qui demandent l'attention du CA et peut inclure des recommandations pour raffiner ce mandat.

Les candidatures, devant inclure une lettre d'accompagnement, curriculum vitae, et au moins trois références doivent être soumises au directeur administratif de l'ACVL le vendredi le 22 février 2008, au plus tard. Les candidats seront avisés dans les deux semaines de l'état de leur candidature. Les candidats ne sont pas obligés être pilotes d'ailes libres ni membre de l'ACVL/HPAC.

Amir Izadi - Mon, Feb 11 2008 10:34 pm

Did we not say the bilingual fluency is preferred but not required? I'm certain a lot of very qualified candidates will not apply if they need to be fluent in both French and English.

Brendan McCaskill - Tue, Feb 12 2008 01:35 pm

We removed "fluency" in favor of "the ability to render effective services in French and English" (specific means unspecified, and passable French or English being quite acceptable). I don't know how we could require less if we accept responsibility to serve both French and English Canada - unless we hire two Business Managers or work out some special arrangement with Quebec to serve French speaking pilots.

Domagoj Juretic - Tue, Feb 12 2008 02:37 pm

I think we have to say required.

We would stil have to say it for the English side of things. Imagine a unilingual francophone going for the job. Publicly stating that it is required for English but for French would be one hell of a firecracker.

I don't think that we should discard non french speaking candidates, but we will have to consider the advantages for one third of the paying membership. Remember that I've been giving Troy a hand to service the members in French. That's extra work for me.

A candidate should never refrain from applying eventhough he doesn't fill all the requirements. And that's what we should be telling all interested candidates but not on the job description.

Voting:

Do you approve of the job description as stated in this revised version (2008-02-04)?

  • Yes (6)
    • 2008-02-04 11:19:27 Domagoj Juretic - Quebec
    • 2008-02-04 11:53:18 Michael Fuller - Atlantic Canada
    • 2008-02-04 14:35:00 Cas Wolan - Saskatchewan
    • 2008-02-04 19:48:28 Amir Izadi - British Columbia & Yukon
    • 2008-02-04 19:56:22 Bruce Busby - Alberta & NWT
    • 2008-02-05 05:28:26 Brendan McCaskill - Manitoba & Nunavut
  • No (0)
  • Abstain (0)
  • Did Not Vote (1)
    • Steven Younger - Ontario
Resolution:

Approved.

Reference: Board of Directors forum.

Aug 16 2009   Top Top